GMP ve Dokümantasyon

GMP image

GMP ve Dokümantasyon

Merhaba

 

Bildiğiniz gibi T.C. S.B. TİTCK ‘nun PIC/S üyeliğine kabul edilmesini Endüstri’de çalışmakta olan meslektaşlarımıza duyuran ilk Danışman olarak Farmasötik & Biyofarmasötik Sektörde hiç bir şeyin bundan böyle eskisi gibi olmayacağını, olamayacağını ifade etmiştim.

Yazıma başlamadan önce bir soru sormak istiyorum;

Dokümantasyon Kontrolü niçin bu kadar önemli bir GMP beklentisidir?

Hepimizin bildiği gibi PIC/S GMP Kılavuzu 4. Bölüm “Dokümantasyon” başlığını taşımaktadır.

Bu maddede GMP beklentilerini karşılayacak etkili bir dokümantasyonun ip uçlarını bulabilirsiniz.

Yazı boyunca soruma yanıtlar bulmaya çalışacağım.

GMP Dokümantasyonunu kontrol etmek için gerekli olan etkili bir sistem kurmak GMP açısından son derece önemlidir.

Siz de bizzat uygulayıcıları olarak bilirsiniz ki yeterli doküman kontrolü sağlanamadığında GMP’nin talep etmiş olduğu operasyonel kontrol de sağlananamamış olmaktadır. O halde bu kontrolü nasıl sağlayacağız, izlememiz gereken yöntemler, uymamız gereken spesifik kriterler var mıdır?

Bir çok “GMP Uyumlu Dokümantasyon” sisteminde en az aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır. Dikkatle inceleyecek olursanız, tüm bu kriterleri standart faaliyetler olarak tanımladığımızda aslında Kalite Güvence konseptine de yaklaşmış oluyoruz.

Sıraladığım kriterlerin bazılarını yazının ileriki paragraflarında detaylı olarak açıklamaya çalıştım.

Dokümanlar için Kalite Güvence Kontrolü Kriterleri

  1. Hangi Dokümanların Kontrol Edileceğinin Tanımlanması
  2. Her Doküman İçin Özgün Bir Numara
  3. Belirlenmiş Format
  4. Versiyon Kontrolü
  5. Geçerlilik Tarihi Sistemi
  6. Kalite Güvence Onayı
  7. Kullanıcıların Dokümanlara Erişimi
  8. Erişimlerin Kontrolü – Basılı Doküman Kontrolü
  9. Değişiklik Kontrol Sistemi
  10. Arşivleme, Kaydetme, Güvenlik vb. Sistemleri
  11. Elektronik Kayıtların 21 CFR Part 11 Uyumu & Veri Bütünlüğü
  12. Disiplin

1.Hangi Dokümanların Kontrol Edileceğinin Tanımlanması

“Kalite Güvence Kontrollü” doküman sistemi kurmak için en uygun başlangıç noktası hiç kuşkusuz özellikle hangi dokümanların kontrol edileceğinin tam olarak tespit edilmesidir. Bu liste mevcut olmaz ise, sıklıkla bir çok dokümanın GMP uyumlu mu, değil mi sorularını sormaya başlayacağız.

Örneğin “Önleyici Bakım” prosedürlerinin üzerinde Kalite Güvence gözetiminin, kontrolünün onayının olup olmayacağını net olarak tanımlanmadığı sürece hem Mühendislik hem de diğer departmanlardan benzer her türlü dokümanın GMP ile ilgisli olmadığı algısı yerleşecektir.

Bu nedenle, zaman içinde “Kalite Güvence Bölümünden yorum alınmasına gerek yok, herhangi bir versiyon kontrolü yapmamıza da gerek yok” vb. kanısı yaygın olarak yerleşecektir.

Diğer taraftan spesifik bir tanımlama ve sınırlama yapılmadığı sürece Kalite Güvence Bölümü’nün kontrolü altında olan doküman listesi de kontrolsüz olarak uzayabilir.

Net bir çizgi çizerek aşağıdakine benzer bir bildirim yapabiliriz;

Bu tanımlamanın içeriği; SOP’ler, Spesifikasyonlar, Metotlar, Formlar, Protokoller, Önleyici Bakım Prosedürleri, Parti Kayıtları ve diğer ilgili dokümanlar.

GMP Gerekliliklerini doğrudan destekleyen ve karşılayan ya da otorite denetimlerinde sunulması olası olan her türlü doküman ve/ veya prosedür Kalite Güvece Bölümünün onayını almalıdır.

ÖNERİ! Bir doküman kontrol sistemi kurarken öncelikle en kritik GMP Dokümanlarına odaklanın. Tüm GMP bağlantılı dokümanları bir defada kontrol etmeye kalkışmayın. Öncelikle en önemlilerden başlayın, örneğin SOP’ler, Spesifikasyonlar, Metotlar, Formlar vb. Daha sonra proseslerin içine girerek GMP bağlantılı dokümanları tespit ederek işleme devam edin.

  1. Her Doküman İçin Özgün Bir Numara

Uygun Doküman kontrolü için gerekli olan kriterlerden birisi de her dökümana özgü olarak atanabilen numaralandırma sistemimizin olduğu ve bu sistemi yönettiğimizi kanıtlayabilmemizdir. Şunu mutlaka belirtmeliyim ki, Mükemmel Numaralandırma Sistemi ne yaparsak yapalım neredeyse yok gibi. Bazı firmalar rastgele  ya da kronolojik olarak bir numaralandırma sistemi seçebilirken diğerleri ise aşağıda gibi oldukça sade ancak kolay anlaşılır bir sistemi tercih edebiliyor;

  • KKS – 001 – 00

Bu sistemde ilk iki harf ilgili departmanı tanımlamaktadır. Örneğin ilgili departmanlar kısaltmaları ile aşağıdaki gibi listelenebilir

İlgili Departmalar Listesi

Departman Kısaltması

Departman Adı

MH

Mühendislik

FG

Fabrika Genel

KG

Kalite Güvence
KK

Kalite Kontrol

BO

Bakım-Onarım

KF

Katı Formlar

Bu listeyi gereksinimlerinize göre detaylandırarak çoğaltmanız mümkün.

Üçüncü Harf ise söz konusu olan dokümanı simgelemektedir.

İlgili doküman isimleri listesi aşağıdadır. Yine belirtmekte yarar görüyorum, bu listeyi istediğiniz gibi detaylandırabilir, dilediğinizi dokümanı ekleyebilirsiniz.

Sonraki 3 rakam ise kronolojik numarayı simgelemektedir. Her türün ilk dokümanı 001 olarak başlayacaktır.

Son iki rakam ise versiyon numaralarını simgelemektedir. İlk versiyon 00 olarak başlayabilir. İlk revizyon numarası da 01 olacaktır.

Üç Haneli Kısaltma

Doküman Kısaltma

Doküman Adı

K

Kalibrasyon

F

Form

M

Metot
P

Politika

S

Spesifikasyon

T

Temizlik

Bu şekilde uygulanarak kontrolü ve takibi kolay bir sistem uygulamaya konulmuş olur. Örnekte belirtmiş olduğum gibi KKS-001-00 da Kalite Kontrole ait olan bir Spesifikasyonun ilk defa yayımlanmış olduğunu ve versiyon numarasının da 00 olması gerektiğini vurguluyorum.

  1. Belirlenmiş Format

Uygun ve tutarlı dokümanlara sahip olduğunuzu güvence altına almak için tüm dokümanların takip etmesi gereken standart bir format oluşturmalısınız. Format spesifik bölüm gereksinimlerini belirlemeli, stil, görünüm, içerik vb. de standart bir yapı tutturmalısınız.

Tüm departmanlar ve dokümanlar arasında bir uyumun olması son derece önemlidir.

Prosedürlerimiz için standart bir formatın olması niçin bu kadar önemlidir?

  • Standart bir formatınızın olması, kontrol ve tutarlılık görüntüsü verir ve özellikle denetimlerde oldukça önemlidir.
  • Standart bir formatınızın olması, çalışanlarınızın bir departmandan diğerine transferi esnasında karşılaşabileceği yeni prosedür formatına ayak uydurmak için harcayacağı israf zamanı geri kazanmanız demektir.
  • Standart bir formatınızın olması, okuma, anlama, düzetme talebi vb. için daha az zaman harcanması demektir
  • Standart bir formatınızın olması, değişiklik ya da yeni bir prosedür geliştirirken format kargaşasını önlemeniz demektir.
  1. Versiyon Kontrolü

Doküman kontrol istemlerinde en dikkat çekici kriterlerden bir diğeri de dokümanların doğru versiyonda olduklarının kanıtlanabilmesidir.

Örneğin, bir dokümanı incelediğinizde ilk bakışta hangi versiyonda olduğunu rahatlıkla görebilmelisiniz. Tipografik bir hata bile içerse bir doküman değiştirildiğinde versiyon numarasının da paralel olarak artması gerekmektedir..

  1. Geçerlilik Tarihi Sistemi

Geçerlilik tarihi de en az diğerleri kadar önemli bir kriterdir. Doküman son onay verildikten sonra mı yoksa Kalite Güvece tarafından yayımlandıktan sonra mı, ya da eğitimler tamamlandıktan sonra mı geçerli oluyor?

Bu konunun netleştirilerek tanımlanması gerekmektedir.

Değerli okurlarım değinmeden geçmek istemiyorum, burada iki farklı yaklaşım olabilmektedir;

❶ İmzalar/ Onaylardan sonra doküman kontrol grubu gelecek iki ya da üç hafta içinde bir Geçerlilik Tarihi tanımlar. Bu süre içinde gerekli olan her türlü eğitim ve duyuru tamamlanmak zorundadır. Daha sonra doküman belirtildiğ tarihte geçerli yapılır.

❷ Diğer yaklaşım ise tüm eğitimler tamamlanmadan ve tüm duyurular yapılmadan herhangi bir geçerlilik tarihi belirtilmez. Tüm gereksinimlerin karşılandığı tespit edildikten sonra doküman geçerlilik tarihi belirlenir ve doküman yayımlanır.

Geçerlilik tarihi için benimsenen yaklaşım, dokümanların nasıl yönetildiğine bağlıdır. Eğer tüm dokümanlar on-line ise (ör: bir kaç kağıt kopya olması ya da hiç olmaması) tüm eğitimler tamamlandığında yayımlanma hızlıca gerçekleştirilir.

Bu nedenle yaklaşımın ikincisi daha etkilidir.

Doküman yayımı dokümanların kağıt versiyonlarının toplanması gibi özel bir takım eforlar gerektiriyor ise ya da birden fazla tesis etkileniyor ise ilk yaklaşım daha uygun olacaktır.

  1. Kalite Güvence Onayı

GMP, Ürün kalitesine etkisi olabilecek tüm dokümanların, prosedürlerin vb.nin Kalite Güvence Kontrolü ve onayı ile uygulamaya alınmasını istemektedir. “Kalite Güvence Kontrollü” dediğimizde o dokümanın mutlaka Kalite Güvence Onayından geçmesi gerekmektedir. Kalite Güvence gözden geçirmesi ve onayı sizin de uyguladığınız gibi, dokümanın yayımlanmasından önce doküman onay prosesinin son adımıdır.

  1. Kullanıcıların Dokümanlara Erişimi

Şayet kullanıcılara erişim izni vermez iseniz Mükemmel, Net, Kolay Anlaşılır, Sade vb. dokümanları oluşturmanız, onaylamanız, yayımlamanız çok da fazla bir şey ifade etmeyecektir.

Oldukça fazla yapılan bir önemli hata da doküman kontrol sisteminde kullanıcı erişimlerini son derece katı bir tutum ile kısıtlı seviyelere çekmektir.

Bu durum, kullanıcının zaman içinde gerekli dokümanları referans olarak gösterememesi ile sonuçlanıyor. GMP fonksiyonlarını yerine getirmekte olan bir alanda zorunlu olan dokümanların kolay erişilebilir olmasının bir GMP beklentisidir.

Doküman erişimine izin verme kağıt kopyalara ya da elektronik versiyonlara erişim sağlama anlamına gelmektedir.

Her birisinin kendi içinde avantajları ve dezavantajları vardır.

Kağıt kopyalar eskilerinin kullanılmadığından emin olunması için kontrol edilmelidir..

Elektronik versiyon kopyalara erişim ve bunların okunarak takip edilmesi çoğu kez yapılmakta olan faaliyet ile ekranın birbiri ile mesafeli olması nedeni ile kısıtlı olabilmekte ya da iş doğrudan ekran üzerinden yapılıyor ise daha kullanışlı olabilmektedir.

Hangi sistemi kullanırsak kullanalım kullanıcılarımız her durumda ilgili dokümana ulaşabilmeli, okuyabilmeli, gerekli gördüğünde kulllanabilmeilidir.

  1. Erişimlerin Kontrolü – Basılı Doküman Kontrolü

Doküman erişimi ve kontrolüne yönelik en zor ve tartışmalı konulardan birisi de kağıt dokümanların kopyalanması ya da elektronik kopyaların basılarak çoğaltılmasına izin verilip verilmeyeceği sorusudur.

Dikkat edilmesi gereken konu, kontrol gereksinimi ile dokümana erişim gereksinimini nasıl dengeleyeceğinizdir. Bu konu için de bir kaç hatırlatma yapmakta yarar görüyorum;

■ Belirlenmiş Kalite Güvence Personeli dışındaki her türlü bilgisayar çıktısı ve çoğaltma-kopyalama faaliyetini yasaklamak.

Bu yaklaşım kullanıcılar arasında can sıkıcı bir durum olarak algılansa da emin olun çok önemli bir kontrol mekanizmasıdır. Ancak hemen ardından gelecek soru her zaman;

“ Baskı almak ya da kopyalamak yasaklandı ise kullanıcı girişini nasıl garanti edeceğim?” olacağı aşikardır.

Bu yaklaşımı benimseyen bir çok ilaç firması bir kaç ay sonra kullanıcıların eninde sonunda kontrollü ya da resmi kopyaları ya da dokümanların elektronik versiyonlarını hazır çıktılara gerek duymaksızın kullanma yollarını geliştirdiklerini fark edebilirler. Bu önemli noktayı dikkatinize sunmak isterim.

Ancak belirlenmiş olan Kalite Güvence personeli özel yöntemler ile dokümanların üzerine “Kontrolsüz Kopya” vb. bir ibareyi ekleyerek bu durumu bir ölçüde olsa kontrol altına alabilir.

■ Kontrollü Kopyaların Disiplinli Kullanımı Koşulu İle Baskı Yapmaya İzin Verilmesi

Bazı firmalar kontrollü dokümanların yazıcıdan çıktılarının alınmasına bir şekilde izin veriyor.

Ancak burada çok önemli bir ipucu vermek istiyorum;

Yazıcıdan serbest çıktı alarak kullanabilme özgürlüğü GMP’nin istediği şekilde geçersiz olan versiyonların kullanılmadığını garanti edecek başka sistemlere bağlı olması ile mümkündür.

Bir çok durumda özgür baskı alma uygulaması olumlu olarak çalışanların geçersiz olan versiyonları çekmecelerinde, ya da gizli bölmelerde saklama alışkanlıklarını terk etmelerine de neden olabilmektedir.

Mevcut ve geçerli olan dokümanın kopyasına erişimin kolaylaştırılması ile çalışan personel geçersiz versiyonu kullanma riskini almama eğiliminde olacaktır.

Yine de bazı firmalar ısrar ile dokümanların kopyalanması ya da çıktılarının alınarak çoğaltılmalarına ilişkin bir takım kontrollerin olmasından yana bir tavır sergilemeye devam ediyor.

■ Kontrollü Baskı

İlk iki seçenek dışında bir çok ilaç firması kontrollü dokümanların kopyalanması ya da yazıcıdan çıktısının alınması uygulamasında orta yolu seçiyor.

Nedir bu orta yol?

Kopyalama/ Çıktı alma serbest olabilir ancak kontrolsüz kopya kontrolsüz olduğunu kolayca seçebileceğimiz şekilde işaretlenmelidir.

Kağıt sistemlerde resmi kopya renkli bir kaşe baskısı içerir ya da “resmi” ifadesinin yer alacağı şekilde işaretlenir.

Kopyalandığında (siyah-beyaz fotokopi makinelerinden ötürü) renk kontrol edilememektedir. Dolayısı ile yalnızca kontrollü kopyalarda renkli işaret bulunmalıdır.

Elektronik sistemlerde son kullanma tarihi, basıldığı tarih vb.’ni eklemek mümkündür hatta filigran dahi uygulanabilir. (her çıktı alınan kopya sayfaya çaprazlama olarak görülebilecek şekilde -kopyanın kontrolsüz olduğunu- ifade edecek belirleyici  bir işaret eklenebilir)

Her durumda hem biz GMP Denetçileri için hem de günlük kullanıcılar için olsun dokümanlar kontrollü ve kontrolsüz olarak ayrılmalıdır.

ÖNERİ! Doküman kontrolünü kontrol etmek için filigran kullanıldığını ve erişime izin verildiğini aynı zamanda bu kontrolsüz dokümanların GMP amaçlı kullanılmadığını garanti eden bir sisteme de ihtiyaç vardır. Sözü edilen kontrolsüz kopyalar her günün sonunda mutlaka imha edilmelidir.

Aksi durumda kontrolsüz doküman kullanım potansiyeli oldukça yüksektir ( ve, geçersiz versiyon) –GMP İhlali.

  1. Değişiklik Kontrol Sistemi

Değişiklik Kontrol Sistemi kurulması ve başarılı bir şekilde işletilmesi en önemli GMP gereksinimlerinden birisidir.

Ancak, doküman kontrol sistemleri için bazı spesifik gereksinimler bulunuyor;

  • Dokümanlarda yapılan değişiklikler dünyadan kopuk bir şekilde gerçekleştirilmez sizin de bidiğiniz gibi.

Doküman değişikliği değişiklikten etikelenme olasılığı bulunan diğer faaliyetleri de dikkate almalıdır.

Örneğin, görünüşte basit bir değişiklik olarak algılanabilr ancak temizlik prosedüründeki bir değişikliğin geniş bir etki alanı olabilir.

Bu değişiklik belki de temizlik validasyonu, personel eğitimi, ya da benzer sistemler ya da ekipmanlar üzerinde etkisi olabilecek türdendir. Dolayısı ile her türlü doküman değişikliği dikkatle incelenmelidir.

  • Değişiklik tarihçe kısmı ya da tarihlerin kayıt edilediği bir listenin bulunması oldukça yararlıdır.

Bir çok ilaç firması tüm prosedürlerinde (özellikle SOP’ler) değişiklik tarihçe kayıtları vb. bir sistem uygulamaktadır.

Bu kayıt sayesinde dokümanın ilk hazırlanışından bu güne kadar ki gelişimi, değişimi izlenebilmektedir.

  • Değişiklikler dikkatli bir şekilde yönetilmelidir. Bazı durumlarda bir dokümandaki herhangi bir değişiklik diğer bir çok dokümanı etkileyebilir. “Domino Etkisi” Bu gibi senaryolarda bir çok doküman aynı gün içinde yayımlanmak zorunda kalınabilir.

Değişiklik kontrolün diğer özellikleri doküman sistemlerine uygulanabilir.

  1. Arşivleme, Kaydetme, Güvenlik vb. Sistemleri

Doküman kontrolünde diğer kriterler arasında arşivleme, kaydetme, doküman güvenliği vb. bulunuyor.

Korunması gereken dokümanlar arasında bir kaçını sıralayacağım ancak bu liste kesinlik arzetmez, sadece yol gösterici olması amacı ile ekliyorum:

  • Üretim Kayıtları
  • Orijinal SOP’ler ve İlgili Kaynak Dokümanlar
  • Parti Kayıtları ve Üretimi destekleyen diğer dokümanlar
  • Laboratuvar Verileri
  • Validasyon Dokümanları
  • Spesifikasyonlar ve Metodlar
  • GMP Uyum Faaliyetlerini Destekleyen Diğer Dokümalar

Uygun saklama ve arşivleme yapmak dokümanlarımızı yerlleştirecek son model evrak dolapları bulmaktan çok daha önemlidir.

Dokümanlar erişimleri kolay olacak şekilde organize edilmelidir.

Hatta doküman saklama güvenli bir şekilde sağlanmalıdır. Dolaplar kilit altında tutulmalı ve bulundukları alanlara giriş kontrollü olmalıdır.

Bitirilmiş bir partiye ait kayıt firmanıza ne kadar bir mali yük getirmektedir biliyor musunuz?

Diyelim ki tüm üretime ait üretim adımlarını içeren kayıtlar kayboldu ve kritik veriler artık geri getirilemiyor, yani aynı ürüne ait başka bir parti üretilemiyor, ve satılamıyor,

Ne Olacak?

Anlatmaya çalıştığım, firmanız için vazgeçilmez olan kayıtları gözünüz gibi korumalı ve saklamalısınız. Tüm kayıtlarınız, sıcaklık, nem ışık vb. etkenlerden etkilenmeyecek şekilde konumlandırılmalı ve her türlü beklenen veya beklenmeyen afet, saldırı, kundaklama, vb. ne karşı güvenliğinin tam olarak sağlanması gerekmektedir.

  1. Elektronik Kayıtların 21 CFR Part 11 Uyumu & Veri Bütünlüğü*

Tüm doküman kontrol sistemleri ile ilgili faaliyetler 21 CFR Part 11’ e uyumlu olacak şekilde yönetilmelidir.

Belki biliyorsunuzdur, Part 11 elektonik kayıtlar için spesifik önlemler gerektiği üzerinde duruyor;

  • Doküman Oluşturmada Denetim Geçmişi & Veri bütünlüğü
  • Doğrulama ve Operasyonel Kontroller
  • Sistem, Şifre, Kullanıcı Adı, Elektronik İmza Güvenliği
  • Dokümantasyon Kontrolleri
  • Özel Kontrol ve Gereksinimler

Elektronik kayıtlar ve / veya elektronik imza kullanan her GMP uyumlu dokümantasyon sistemi Part 11 ile uyumlu olmak zorundadır.

*Hakkında çok konuşulan ancak konuşulduğu ölçüde aktarılamayan, kafaları daha da karıştıran kirli bilgileri tamamen silecek bir çalışma içindeyim. Veri Bütünlüğü konusunda bir kitap hazırlıyorum. En kısa sürede sizlerle paylaşacağım.

  1. Disiplin

Doküman kontrol sistemindeki ana sözcüklerden birisi de “Disiplin”dir. Disiplin Uyum Kültürü demektir, gereksinimlere harfi harfine uymak demektir, doğru ve uygun olanın yapılacağına dair hevestir, şevktir, taahhüttür, adanmışlıktır…

İlaç Üretim tesislerinde Disiplin sözcüğünün anlamı, çalışanların günün koşulları ya da bir takım zorunluluklar nedeni ile alternatif yollar aranması gerektiği durumlarla karşılaşıldığında Prosedürlere ve GMP Gerekliliklerine Sapmadan Uyulması demektir.

Şayet ürettiğiniz ilaç ise disiplin otomatik olarak en temel gereklilik halini alıyor.

Disiplin kültürü ve bu farkındalığın sürdürülmesinde, doküman yönetim sistemi de nasibini alıyor.

Dokümantasyon, doküman kontrolüne ilişkin net ve anlaşılır, uygulanabilir bir takım zorunluluklar oluşturarak bu zorunluluklara tam uyum sağlandığında, istediğiniz GMP Uyum seviyesine ulaşmak için farkında olmadığınız çok büyük bir adımı atmış olacaksınız.

Hepinize Sağlıklı Günler Dilerim.

Sevgiler, Selamlar

http://www.qualityacademia.com/tr/danismanlik-hizmetlerimiz/validasyon-hizmetleri